営業フォローメールの書き方｜提案後に返事がないときの文例

01返事がない理由を一つに決めない

返信がないと、提案が刺さらなかったのだと思いやすいものです。けれど、担当者が社内の意見を集めているのか、優先順位が変わったのか、資料をまだ開けていないのかは、受信箱からは分かりません。

ここで「価格が高かったのだろう」と値引き案を送ると、本当の論点が導入後の運用負荷だった場合、会話はずれていきます。理由が確認できていない間は、営業側の仮説として扱うこと。沈黙を失注とも、前向きな検討とも決めつけない姿勢が出発点です。

まず商談メモから、相手が実際に話した言葉を一つ探します。「現場の負担が増えると難しい」「次の部門会議で相談する」「今期の予算には入っていない」。次のメールの入口は、この一言です。

02送る前に三つだけ確認する

新しい文面を考える前に確認したいのは、前回の約束です。

こちらの資料送付が終わっていないなら、状況確認より先に約束を果たす必要があります。また、来週の会議で検討すると聞いていたのに、その前日に結論を求めても相手は答えられません。

送信間隔に、どの会社にも当てはまる正解はありません。合意した日程があればそれを優先し、約束がなければ相手の業務や検討に必要な期間を考えます。以下の文例も、日数だけを決めて自動送信するためのものではありません。

03状況確認を一つの質問に変える

Salesforceは商談後のフォローで、会話の振り返りと次のステップの確認を勧めています。そこを踏まえ、ウリノビでは「前回の論点・補足できること・一つの質問」の順で組み立てる方法を提案します。Salesforceの解説

たとえば、架空の法人向けサービスの商談で、導入後の担当者の負担が話題になったとします。

件名：ご提案の運用体制について、一点確認です

○○様

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。

ご提案の際に伺った「開始後の担当者の負担」について、弊社と御社の役割分担を一枚に整理しました。

現在のご検討では、費用と運用体制のどちらを先に整理できると進めやすいでしょうか。別の点が気になっていましたら、その点だけお知らせいただければと思います。

これは選択肢を二つに限定する質問ではありません。「別の点」も答えられるようにして、こちらの仮説が外れている可能性を残しています。役割分担表がまだなければ、「整理しました」とは書けません。先に必要なのは、資料の用意です。

一通のメールで、予算、決裁者、導入時期、競合、打ち合わせ候補日まで尋ねると、返信のための作業が増えます。最初に知りたいことは一つに絞る。その回答を受けて、次の会話を設計してみてください。

04すぐ決められない相手には再開の条件を聞く

「今は難しい」と返事が来たら、すぐ別の日程を迫る必要はありません。難しいのが今月だけなのか、必要性そのものが薄いのかで、次の動きは変わります。

ご状況をお知らせいただき、ありがとうございます。

今回のご提案はいったん保留として承知しました。

今後、見直しを検討されるとすれば、予算確定や体制変更など、どのようなタイミングが近そうでしょうか。現時点で予定がなければ、その旨だけでも大丈夫です。

再連絡の許可が取れたら、「年度が変わったら」だけでなく、何が変わると検討できるのかも記録します。日付だけを残すと、翌月にも同じ状況確認を送ることになるためです。

相手から不要との意思表示があった場合は、それを尊重します。連絡を続けること自体を成果にせず、継続・保留・終了のどこに置くかを整理しましょう。

05返信後に更新するのは確度だけではない

返事が来ると、営業管理表の見込みを上げたくなるかもしれません。しかし、「資料を見ました」と「導入に向けて社内確認します」では、分かったことが違います。

更新したいのは、分かる範囲で次の四つです。

• 新たに確認できた事実
• まだ答えのない論点
• 次に動く人
• 次に確認する日、または再開の条件

たとえば「担当者が好感触」ではなく、「来週の部門会議で、運用担当を置けるか確認する」と書く。これなら、次の連絡で何を聞けばよいかが分かります。未確定の箇所は空気を読んで埋めず、「未確認」のままで構いません。

06次の一通を送る前に

下書きにある「その後いかがでしょうか」を眺めたら、相手が今、何を答えればよいメールなのかを確かめてみてください。こちらが知りたい進捗と、相手が答えられる質問は、必ずしも同じではありません。

前回の言葉を一つ拾い、足りない材料を補い、質問を一つ置く。返事を急かす前にできる仕事は、まだあります。