AIで営業メールを書く方法｜丁寧なのに伝わらない下書きを変える、5つの入力項目

01「丁寧に」より先に、用途を決める

Microsoftの公式ガイドは、AIへの指示を考える観点として、目的・背景・参照情報・期待する回答を挙げています。[1] 営業メールにも応用できますが、長い指示文を覚える必要はありません。以下の5項目をメモにするところから始めましょう。

1．相手：誰に送るか。面識があるか。どこまで話したか。
2．目的：今回のメールで何を進めたいか。
3．事実：確認済みで、文面に含めてよい情報。
4．依頼：相手に一つだけお願いする行動。
5．制約：長さ、口調、書いてはいけない未確定事項。

ここで示す5項目は、公式ガイドの逐語訳ではなく、メール作成向けに整理した編集案です。使うAIや会社のルールに合わせて調整してください。

02事実欄には「分かっていないこと」も書く

例えば、先方が資料を見たいと言ったことは事実でも、導入を希望したとは限りません。資料送付の約束を、契約に前向きな発言として書き換えてはいけません。

材料は「確認済み」「未確定」「今回書かない」に分けると扱いやすくなります。確認済みは、次回の社内会議までに比較資料が必要なこと。未確定は、予算や導入時期。今回書かないのは、まだ社内で承認していない割引や納期。この区別を先に示しておけば、人が下書きを点検するときの基準にもなります。

入力前には、会社で利用が認められたAI環境かを確認してください。顧客名、メールアドレス、契約条件を入れなくても、役割名や仮の名称で下書きは作れます。単に名前を伏せれば十分とは限らないため、機密情報の扱いは自社の基準に従う前提です。

03そのまま使える指示文

以下は、架空の商談後メールを作る例です。実際の相手や事実に置き換え、入力してよい情報だけを使ってください。

【指示文】
商談後に比較資料を送る営業メールの下書きを作ってください。
相手：初回商談を終えた営業責任者。サービス概要は説明済み。
目的：相手が社内で比較検討するための材料を届ける。
確認済みの事実：候補企業の選定に時間がかかっている。先方は支援範囲と役割分担を比較したい。比較資料を送る約束をした。
未確定：予算、開始時期、次回商談日。
依頼：比較表に不足する項目がないか、確認してもらう。
制約：本文は250〜350字程度を目安に、短い段落で。丁寧だが過剰な敬語は避ける。実績、数値、値引き、納期、導入意思を新しく作らない。返信期限を勝手に設定しない。
出力：件名、本文、不足情報の3項目。未確認の情報が必要なら、本文を埋めずに不足情報へ記載する。

文章の長さは目的に合わせて変えて構いません。大切なのは「不足があれば質問する」または「不足情報として残す」と指定すること。すべて埋まった完成文を求めるより、確認が必要な場所を見つけやすくなります。

04文面例は、相手が読む順番で組み立てる

次は上の条件を基に編集部が作成した例文です。特定のAIで生成・検証した結果ではありません。

件名：比較資料のご送付と、確認項目のご相談

〇〇様

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
お話にあった候補企業の選定について、支援範囲と役割分担を整理した比較資料をお送りします。

社内で検討される際に、追加で確認したい項目がありましたら、お知らせいただけますでしょうか。資料に反映する内容を整理いたします。

費用や開始時期については、条件を確認したうえで改めてご案内できればと考えております。
どうぞよろしくお願いいたします。

この例で相手に頼んでいるのは、比較項目の確認だけです。候補日時の選択、予算の回答、決裁者の紹介まで同時に求めると、返信の負担が増えます。どうしても複数の回答が必要なら、優先する質問を明示し、相手が一部だけでも返信できる形にしましょう。

05修正は「自然に」ではなく、箇所と目的を伝える

最初の下書きが長いなら、「冒頭の挨拶を一文にし、資料を送る目的を二文目に置く」。営業色が強いなら、「今回の依頼は比較項目の確認に限定し、面談の打診は削る」。同じ語尾が続くなら、「丁寧さを保ちつつ文を統合し、ますで終わる文の連続を減らす」。修正する場所と理由をセットで渡すと、比較しやすくなります。

一度に何種類も作らせる必要はありません。まず一案を読み、自分なら言わない表現に印を付ける。その箇所だけ直したほうが、言いたいことを見失いにくいはずです。

06最後は、原文と送信画面を見比べる

AIに誤りの点検を頼むことは補助になりますが、それだけで事実確認が済むわけではありません。送信前に、少なくとも次の点は人が確かめてください。

• 相手の名前と宛先は正しいか。
• 約束した内容と依頼が、商談メモに一致しているか。
• 金額、日付、納期、効果を勝手に足していないか。
• 送ると書いた資料は添付または共有できているか。
• 共有リンクを相手が閲覧できるか。
• 不明点を示す仮の文字やコメントが残っていないか。

下書きを作る時間が短くなっても、誤った約束を送ってしまえば、後の確認や訂正に手間がかかります。AIには文章を組み立ててもらい、人は事実と相手への約束を引き受ける。この役割分担を決めてから、いつものメール一本で試してみましょう。